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      虛擬《水滸傳》中梁山108位開大會的例子

      電腦雜談  發布時間:2021-06-12 16:01:25  來源:網絡整理

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      來源:《秘書工作》雜志和秘書工作(米書工作)

      對于機關、企業的辦公室(室)來說,組織會議是常態。在參加人數眾多的會議中,座位安排的布局是一個關鍵環節。

      傳統的座位安排方法是畫一張空白的場地地圖,然后根據參會人員名單一一填寫。但是,安排完成后,經常會出現原本預定來的人突然來不了,或者臨時決定多加幾個人。因為座位圖是人工安排的,人員是從中心向左右排列的,即使只調整一個人,也經常需要翻過來,費時費力,這是煩人。

      一、系統原理

      這個方法的原理可以概括為“location-number-name”。即對參會人員和場內每個座位進行編號,將相同編號的人員姓名與座位之間建立一一對應關系,實現人員姓名自動填寫相同號碼的場地座位,座位平面圖也將調整轉化為數字編號的調整。強大的EXCEL軟件對數字進行處理的功能大大提高了調整的速度和準確性。

      二、主要步驟

      下面以涼山108位英雄在虛擬“水滸”中開會為例介紹座位圖的制作。

      準備工作:打開一個EXCEL文件,將左下角的三個標簽重命名為“人員列表”、“數字布局圖”和“座位圖”(如下圖)。然后開始以下三步:

      第一步:在“人員列表”選項卡中,包括一個所有參與者的列表,并按照既定規則從頭到尾編號(一般職位高或低)(見下圖,部分圖中省略了列表),“編號”應在“A列”中,“名稱”應在“B列”中。這里,梁山英雄是根據石碑來排序的。在正常情況下,數字是純數字。在演講或獲獎等特殊情況下,這些人可以單獨編號,如“發1、發2”。

      ★請注意:如果名字是兩個字符,請在兩個字符之間加一個空格,而不是兩個空格(如“宋江”)。

      第2步:在“數字布局”選項卡中,畫出場地的座位安排圖,顯示有多少排,每排多少人,是否有過道等具體情況。這些座位然后根據某些規則編號。例如,在這個例子中,有6排,每排18人,中間有一個過道,每邊9人。按照一般規則,第一排過道是右邊1號,左邊2號,然后向左、右、后展開。所有號碼分布在B4到T9的矩形區域內,如圖:

      ★請注意:“數字布局”和“人員名單”兩個表格中“編號”的格式必須相同,內容必須能夠一一對應。這是本系統的核心設置。

      第三步:在“站點地圖”選項卡中,將“數字版圖計劃”的內容完整復制,去掉數字。使用VLOOKUP函數在原始編號區(B4到T9).

      )定義公式

      首先,在左上角的單元格 B4 中輸入以下內容:

      = VLOOKUP(數字布局圖!B4,人員名單!$A:$B, 2, 0)

      然后,按回車鍵,這個單元格中會自動出現兩個詞——“許寧”。 B4 到 T9 范圍內的其他單元格不需要單獨定義函數公式。只需單擊單元格 B4 并將鼠標懸停在該單元格的右下角。將出現一個小“+”號。按住鼠標左鍵。向右拖動完成第一行的函數公式定義。仍然按住鼠標,向下拖動完成所有6行的函數公式定義。

      最后進行必要的格式調整,就可以看到下圖的內容了。這是我們需要的座位表。

      “必要的格式調整”包括:1.垂直排列所有單元格文本(右鍵,設置單元格格式—對齊—方向—縱向); 2.改變原來的過道位置(K4:K9)的內容被清空,表格邊框變無色,填充色變無色;3.調整區域字體大小從B4到T9 .如果人名是四個字符,可以縮小字體大小以保證完整顯示。

      ★請注意:1.在定義公式時,“$A:$B”中的“$”表示絕對引用,一定要寫。 2.Function 定義可以使用函數編輯器一一查找參數(如下圖),避免人工輸入錯誤。

      Lookup_value:要查找的值

      Table_array:要搜索的數據表的范圍

      Col_index_num: 右邊要查找的列數

      Range_lookup:查找類型,一般為0

      三、系統的優越性

      這個“location-number-name”的方法好像繞了一大圈,讓使用傳統方法的人感覺很不爽,但是只要嘗試一次,就會發現本文介紹的方法有很多便利:

      1.輸入姓名的工作量減少了。除了在制作“人員清單”時輸入一次姓名,之后的任何修改或調整都不需要再次輸入姓名,不僅大大提高了效率,而且也不容易出錯。

      2. 更容易查看和檢查。由于“參會人員名單”和“數字版面”清晰生動,為審核提供了方便。

      3.Modify 稍后更快地調整。一旦座位安排原則有調整,您可以更改“數字布局圖”的編號規則。更改后,“座位圖”等模塊中的名稱會自動調整;一旦有臨時增減人員,只需輸入“人員”列表中的增刪改查,然后刷新一次人數即可自動更新。

      4.一次制作后使用更方便。一般來說,由機構或企業舉辦的會議的參與者范圍是相對穩定的。長期建立和維護干部名冊。準確錄入相關部門干部姓名,按名單(如內部電話簿)排序。干部人事調整時及時更新,使會議通知發出時,會議工作人員在接到各部門報告時,可直接在干部名冊上做標記,不易出錯和遺漏。編制“人事名冊”時,可直接在干部名冊的基礎上進行修改。此外,組織或企業的會議場所可能有限。各會場開會后,保存相關電子文件。下次使用這個場地,可以大大減少安排座位的工作量。

      總結·完

      利用相同的功能原理,EXCEL還可以自動生成與座位安排相匹配的簽到索引表、合影站圖、就餐圖,并批量、有序自動生成表簽和考勤卡,以及與會者名單將包括在內。更改會自動調整。總之,采用本文介紹的方法,只要明確與會者名單的姓名和順序,會議所需的大部分表格、、卡片都可以自動生成和自動調整,為會議做好準備。會議更輕松。

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        • 汪攀攀
          汪攀攀

          不可以做孬種

        • 江總
          江總

          這就是王健林的說法政商分離

        • 晉哀帝
          晉哀帝

          公司不行賄能夠少納稅嗎

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